Échange Ontario est une plateforme de jumelage entre les éducateurs des établissements d’enseignement post-secondaire de l’Ontario et les professionnels et fournisseurs de services du secteur de l’apprentissage virtuel. Les éducateurs soumettent des projets et des demandes de services et peuvent ensuite consulter le répertoire des fournisseurs de services d’Échange Ontario. Les fournisseurs de services créent des profils sur la plateforme en précisant les types de services qu’ils offrent et communiquent avec les établissements membres d’eCampusOntario par l’intermédiaire d’Échange Ontario.  

En tant que fournisseur de services, Échange Ontario vous offre un lieu centralisé pour communiquer avec les nombreux établissements membres d’eCampusOntario. Entrez en contact avec les éducateurs qui ont besoin de vos services, trouvez de nouveaux clients et participez aux projets financés par eCampusOntario.  

À la base, Échange Ontario offre deux types de soutien aux éducateurs : le jumelage et le financement. Lorsque les éducateurs soumettent un projet, ils naviguent et sont jumelés avec des fournisseurs de services au sein de notre portail. Périodiquement, avec le soutien de la Stratégie d’apprentissage virtuel (SAV), ÉO peut fournir des fonds aux éducateurs dans le cadre de la voie de soutien financier, les incitant à travailler avec vous pour créer de nouvelles ressources pédagogiques en ligne. ÉO propose également des projets de demande accélérée, un moyen rapide pour les fournisseurs de services et les éducateurs d’entrer en contact.  

Échange Ontario est ouvert à tous les éducateurs et au personnel des établissements membres d’eCampusOntario ainsi qu’à tous les fournisseurs de services qui créent un profil sur la plateforme. Veuillez communiquer avec exchange@ecampusontario.ca pour toute autre demande. 

Cliquez sur ici pour voir comment Échange Ontario définit les services autour de la création de ressources éducatives de conception numérique. Ce sont les termes partagés avec les éducateurs afin de créer un langage commun entre toutes les parties. En raison de la nature ouverte et évolutive de l’apprentissage virtuel numérique de conception numérique, il se peut que l’équipe d’Échange Ontario prenne en considération certains types de services qui ne figurent pas dans la liste. 

Il existe deux types de fournisseurs de services sur la plateforme, les fournisseurs de services généraux et les fournisseurs de services qualifiés qui sont admissibles pour différents types de projets (voir section suivante). 

• Lorsque vous vous inscrivez pour la première fois en tant que fournisseur de services sur la plateforme, vous devenez un fournisseur de services général. Ce type de fournisseur peut être trouvé par les éducateurs qui créent des projets de demande accélérée. 
• Périodiquement, l’équipe d’ÉO lancera un processus de « demande de qualifications des fournisseurs » (RFSQ) dans lequel les fournisseurs pourront se porter candidats pour devenir des fournisseurs de services qualifiés. Ce type de fournisseur est admissible à la fois pour le projet de demande accélérée et aux projets de soutien financés par eCampusOntario. 

Le processus de qualification est ouvert périodiquement sur les plateformes de marchés publics (p. ex. Bonfire) et sera annoncé publiquement dans la section « Possibilités » du site Web d’eCampusOntario ainsi que sur le portail ÉO lui-même. Le processus de demande de qualifications des fournisseurs consiste généralement à soumettre un dossier contenant des exemples de projets qui seront examinés par l’équipe d’ÉO. Les fournisseurs qui sont approuvés deviennent qualifiés pour une période de deux (2) ans avec une possibilité de deux (2) prolongations supplémentaires d’un (1) an. 

Actuellement, deux types de projets peuvent être soumis au soutien d’Échange Ontario, à savoir le soutien financier et la demande accélérée. En tant que fournisseur de services 

Les projets de soutien financés doivent respecter les exigences suivantes :  

• Admissibilité : Tous les établissements membres d’eCampusOntario sont admissibles. Une personne ayant le pouvoir de signature permettant de lier l’établissement membre doit signer l’accord client-fournisseur. 

• Création du projet : Les candidats doivent soumettre un projet par la plateforme Web d’Échange Ontario à partir d’un compte valide. Les candidats confirment que les détails qu’ils fournissent dans le cadre du processus de création du projet sont véridiques et corrects.   
• Production de rapports : Les projets de soutien financés doivent suivre un processus de production de rapports mensuelle pour soumettre les factures des fournisseurs de services pour paiement et enregistrer leurs progrès. Les rapports sont remplis sur Échange Ontario, à la fin de chaque mois. Le paiement en temps voulu des fournisseurs de services ne peut être garanti que pour les responsables de projet qui font leur production de rapports dans les délais.   
• Octroi de licences au produit final : À moins d’une exemption par eCampusOntario, tous les produits finaux seront diffusés avec la licence appropriée, ce qui pourrait permettre à d’autres de conserver, réviser, réutiliser, remixer et redistribuer librement le contenu. Pour les ressources éducatives libres (REL), les candidats doivent s’assurer que tout le contenu (texte, images, etc.) est libre de restrictions par droits d’auteur en vue de son inclusion dans un produit final sous licence libre. 
• Conservation du produit final : À moins d’en être exemptés par eCampusOntario, tous les produits finaux seront déposés dans la bibliothèque d’eCampusOntario. Cela comprend tous les fichiers sources et/ou les fichiers modifiables utilisés pour créer la ressource (y compris les fichiers multimédias) afin d’en faciliter le remaniement et la modification lorsque la licence le permet. 
• Reconnaissance du financement provincial : Mention du gouvernement de l’Ontario et d’eCampusOntario dans toutes les communications concernant le projet. 

• Évaluation des résultats du projet : Accepter de participer pleinement à tout processus d’évaluation concernant l’initiative (par exemple, produire des rapports sur la mesure du rendement, entrevue, questionnaire de départ). 
• Normes numériques : Toutes les soumissions devront privilégier l’utilisation d’outils et de technologies conformes aux normes appropriées en matière d’ouverture et d’interopérabilité pour favoriser l’adoption et l’adaptation de différentes plateformes, lesquelles incluent les normes W3C. Les candidats privilégieront aussi l’utilisation d’outils et de technologies qui démontrent une conception axée sur l’utilisateur, une évaluation et une amélioration constantes, une utilisation efficace des données, la protection de la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels. 
• Accessibilité : Tout le contenu produit dans le cadre de cette initiative doit être offert dans des formats accessibles, conformément aux exigences de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario. 
• Respect des lois en vigueur : Tous les produits doivent être conformes à toutes les lois en vigueur, y compris la Loi sur le droit d’auteur (Canada) 
• Registres des dépenses : L’établissement accepte de tenir des registres appropriés des dépenses (par exemple, des registres des salaires, des dépenses, etc.). 

Veuillez noter qu’au stade de la demande de projet (manifestation d’intérêt), le signataire autorisé de l’établissement doit être au courant du projet et être prêt à autoriser de manière appropriée toute production de rapports ou tout accord tout au long du projet, y compris la signature de l’accord client-fournisseur. 

• Admissibilité : Tous les établissements membres d’eCampusOntario sont admissibles. Une personne ayant le pouvoir de signature permettant de lier l’établissement membre doit signer l’accord client-fournisseur. 
• Création du projet : Les candidats doivent soumettre un projet par la plateforme Web d’Échange Ontario à partir d’un compte valide. Les candidats confirment que les détails qu’ils fournissent dans le cadre du processus de création du projet sont véridiques et corrects. 

• Évaluation des résultats du projet : Les candidats acceptent de participer pleinement à tout processus d’évaluation concernant l’initiative (par exemple, produire des rapports sur la mesure du rendement, entrevue, questionnaire de départ). 
• Nombre de projets : Seuls trois (3) projets de service de demande accélérée peuvent être actifs à tout moment. Pour soumettre de nouveaux projets, les candidats doivent effacer les projets précédents en remplissant un questionnaire de départ. 
• Responsabilité du candidat : Les candidats comprennent qu’ils seront responsables de l’ensemble des négociations, des contrats et du paiement du fournisseur de services qu’ils auront choisi. Le programme de demande accélérée ne fournit que les coordonnées des personnes à contacter, et les candidats sont seuls responsables de l’exécution de leur propre vérification des fournisseurs de services trouvés par l’intermédiaire d’Échange Ontario. 

• Eligibility: All eCampusOntario member institutions are eligible to apply. All qualified service providers are eligible to apply. An individual with signing authority to bind the member institution/business must sign the Memorandum of Understanding (MOU). A recent graduate is defined as an individual that has graduated within 24 months of the project application date.
• Project Creation: Applicants must submit a project application to exchange@ecampusontario.ca. Applicants confirm that the details they provide within the project creation process are truthful and correct.
• Evaluation of Project Outcomes: Applicants agree to participate fully in any evaluation process regarding the initiative (for example, reporting metrics, interview or exit survey).
• Reporting: Support for Recent Graduates projects must complete a monthly reporting process to submit invoices for payment and record their progress. Reports are completed via pdf form submitted to exchange@ecampusontario.ca, at the end of each month. Timely payment for recent graduates can only be guaranteed for institutions/businesses who complete their reporting on time. 
• Licensing and Retention of Final Product: Preference will be given to projects that will result in Open Educational Resources (OERs) that will be shared with eCampusOntario’s Open Library. This will enable the final product to be released with the appropriate license which may allow others to freely retain, revise, reuse, remix and redistribute the content.
• Acknowledgement of Provincial Funding: Acknowledge Government of Ontario and eCampusOntario in all communications regarding the project.
• Digital Standards: All applications will prioritize use of tools and technology that are compliant with appropriate standards for openness and interoperability to support adoption and adaptation across multiple platforms that include W3C standards. Applicants will also prioritize use of tools and technology that demonstrate user-centered design; continuous evaluation and improvement; effective use of data; protection of security; and privacy of personal information.
• Accessibility: All content produced under this initiative must be in accessible formats in accordance with the requirements of the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, 2005 (Ontario).
• Adherence to Applicable Laws: All products must be in compliance with all applicable legislation, including the Copyright Act (Canada).
• Records of Expenditures: Agree to maintain appropriate records of expenditures (e.g., records of salaries, expenses, etc.)

Lors de la première création d’un compte de fournisseur de services sur Échange Ontario, la plateforme vous dirigera vers l’assistant de création de profils où vous pourrez décrire votre entreprise et les services que vous offrez. Cela va générer votre page de profil, que vous pouvez modifier à tout moment. 

1. Créez un compte et terminez l’assistant de création de profil. 

1. Étape 1 : Remplissez les renseignements sur l’entreprise et l’emplacement. 

2. Étape 2 : Sélectionnez les types de services que vous offrez. Voyez comment ÉO définit les différents services ici. 

3. Étape 3 : Sélectionnez l’expérience de travail antérieure que vous et votre organisation détenez. 

4. Étape 4 : Ajoutez les compétences logicielles que vous et votre organisation possédez. 

5. Après avoir terminé l’assistant, vous serez redirigé vers votre tableau de bord, qui contient des liens vers des guides et des ressources. Les fiches de projet, c’est-à-dire les projets pour lesquels les éducateurs communiquent avec vous, s’affichent en bas de la page. Elles vous permettront d’effectuer des actions telles que la soumission d’une facture pendant la production de rapports mensuelle.  

2. Votre prochaine étape sera de vérifier et de remplir votre page de profil. Cliquez sur « Voir et modifier le profil ». 

1. Pour tous les services que vous avez énumérés, fixez un tarif horaire. Ces taux sont généralisés lorsque les éducateurs les voient comme des symboles (c’est-à-dire $, $$, $$$, $$$$). Les éducateurs ne voient pas directement le taux que vous avez fixé. 

2. Ajoutez des pièces de votre portfolio en cliquant sur le bouton « + » à côté de « Mon portfolio ». Vous serez invité à ajouter des photos, une brève description et jusqu’à deux liens externes.  

3. Vérifiez que la colonne Services, Industries, Logiciels et Langues à gauche est correcte. Ajoutez tout élément supplémentaire que vous jugez pertinent. 

3. En option, vous pouvez décider de devenir un fournisseur de services qualifié (voir la définition ci-dessus dans la section « Types de fournisseurs de services »). Le processus de qualification est ouvert périodiquement sur les plateformes de marchés publics (p. ex. Bonfire) et sera annoncé publiquement dans la section « Possibilités » du site Web d’eCampusOntario ainsi que sur le portail ÉO lui-même. Le processus de demande de qualifications des fournisseurs consiste généralement à soumettre un dossier contenant des exemples de projets qui seront examinés par l’équipe d’ÉO. En tant que fournisseur de services qualifié, vous et votre organisation pourrez bénéficier de projets de soutien financés. Tous les fournisseurs peuvent cependant accepter des projets de demande accélérée en s’inscrivant sur la plateforme. 

4. En tant que fournisseur de services qualifié, vous êtes responsable de vous familiariser avec les documents que les éducateurs utiliseront pour guider vos projets. En particulier, l’accord client-fournisseur se trouve dans la section « Autres ressources » de votre tableau de bord et doit être examiné avant d’entreprendre tout projet de soutien financé. 

Après l’inscription, votre profil sera accessible au public. Les éducateurs verront tous les fournisseurs lors de la création des projets de demande accélérée, mais ne verront que les fournisseurs de services qualifiés dans le cadre du soutien financier. Lorsqu’ils parcourent la plateforme à la recherche de fournisseurs avec lesquels travailler, ils envoient des demandes pour « entrer en contact » pour indiquer qu’ils souhaitent dialoguer sur un projet. Vous trouverez ici un guide détaillé des étapes suivantes : XXXXXXXXX 

5. Lorsqu’un éducateur vous envoie une demande pour « entrer en contact », une fiche de projet apparaît dans votre tableau de bord et vous en êtes informé par courriel. Utilisez le bouton « Voir les détails du projet » sur la fiche du projet pour voir une description générale du projet, les services demandés et une description du travail effectué à ce jour.  

6. Après avoir examiné le projet, décidez si vous souhaitez y participer. Répondez en utilisant les boutons « Accepter » ou « Refuser » en haut de la page. 

1. En acceptant, vous aurez accès aux coordonnées du responsable de projet de l’établissement d’enseignement post-secondaire (EEPS). Vous pouvez revenir à cette page pour voir ces coordonnées. 

2. Si le projet est rejeté, l’éducateur recevra un message de contact, et une invite demandera de fournir de brefs détails sur la raison du rejet du projet.  

7. Si vous acceptez le projet, poursuivez le dialogue avec le responsable du projet. Apprenez à connaître ses besoins et proposez un devis. 

Les projets de demande accélérée se terminent à l’étape 7. Les étapes suivantes concernent uniquement les projets de soutien financés, pour lesquels vous devez être qualifié (voir la section « Types de Fournisseur de services » ci-dessus). 

8. Si un responsable de projet souhaite vous retenir comme fournisseur pour un projet de soutien financier, vous devrez remplir un accord client-fournisseur (CSA). Le CSA définit la portée, les livrables et les exigences du projet. Il s’agit d’un document dans lequel le fournisseur de services et le responsable de projet devront se mettre d’accord. Vous pouvez trouver une copie du CSA dans la rubrique « Autres ressources » de votre tableau de bord. Les deux parties devront approuver les livrables, la portée du projet et le budget. 

9. Le responsable du projet soumettra le CSA rempli par son tableau de bord d’ÉO. L’équipe d’ÉO examinera ensuite le CSA. Si votre CSA est approuvé, nous communiquerons avec le fournisseur et le responsable de projet par courriel. 

10. Après avoir reçu votre approbation par courriel, vous pouvez commencer votre projet! 

Consultez un guide détaillé sur les rapports mensuels ici : XXXXXXX 

La période de déclaration mensuelle s’ouvre le 15 de chaque mois et les rapports doivent être remis le dernier jour de chaque mois. Par exemple, la période de déclaration de septembre s’ouvrira le 15 septembre et durera jusqu’au 30 septembre. 

Pendant cette période, il est de votre responsabilité de télécharger toutes les factures pertinentes pour tous les projets de soutien financés sur lesquels vous travaillez. Les soumissions tardives entraîneront un retard de paiement. 

11. Naviguez vers n’importe quelle fiche de projet de soutien financé, qui devrait afficher un menu « Actions ». Choisissez « Soumettre la facture ». Votre facture sera ainsi transmise au responsable de projet, qui l’examinera et la soumettra avec son rapport d’étape.  

1. Si aucun travail n’a été effectué pour un projet au cours de ce mois, aucune facture (et aucune autre action) n’est requise du fournisseur. 

12. Un lien vers un questionnaire de départ vous sera envoyé pour chaque projet. Votre rétroaction permet de poursuivre l’élaboration du programme d’ÉO, de fournir des données essentielles pour la production de rapports que nous devons présenter au ministère des Collèges et Universités ainsi que de garantir la responsabilité des responsables de l’EEPS. 

13. Pour les projets de soutien financés, les équipes de l’EEPS doivent soumettre leur projet en tant que ressources éducatives libres (REL) à la bibliothèque libre d’eCampusOntario. Bien qu’il ne s’agisse pas d’une exigence du fournisseur, les équipes de l’EEPS ont grandement bénéficié dans le passé du soutien des fournisseurs pour remplir cette exigence. 

Support for Recent Graduates through Ontario Exchange is available via the Virtual Learning Strategy (VLS). Funding windows will open periodically throughout the year and applications are only accepted while these windows are open.

1. Submit an application form to exchange@ecampusontario.ca. To view the application form, visit Other resources on your dashboard. Submissions will be internally evaluated, and successful projects will be informed via email. Applicants can be either a member institution or qualified service provider.
2. Sign a Memorandum of Understanding (MOU). Once you have been approved for funding you will be required to sign a MOU. To view the MOU, visit Other resources on your dashboard if you create a profile on the OEX portal. After finalizing the MOU, which requires the submission of proof of the recent graduate’s completed degree or certificate (i.e., diploma or transcript), the recent graduate can begin working.
3. Complete monthly reporting. Monthly reporting will be required for payment and can be completed by submitting the monthly reporting form for recent graduates to exchange@ecampusontario.ca. To view the form, visit Other resources on your dashboard if you create a profile on the OEX portal. The monthly reporting period opens on the 15th of each month, and reports are due on the last day of each month. For example, September reporting will open on September 15th and close on September 30th. It is the institution/business’ responsibility to complete Monthly Reporting for each month along with submitting an invoice. If the submission deadline is missed, your invoice will not be paid until the following payment period.
4. Complete an exit survey. When your recent graduate has completed their work, you will be sent a link to complete an exit survey for your OEX Support for Recent Graduates project. Your final invoice will not be paid until the exit survey has been completed. Your feedback supports the further development of OEX, provides key data towards our reporting requirements for the Ministry of Colleges and Universities, and ensures accountability for our Qualified Service Providers.
5. (Preference will be given to applicants that plan to submit the project’s final output.) Submit an open educational resource (OER). The final step will be to submit open educational resources (OERs) to the Open Library, if your project has resulted in an OER. In the past this has been completed via online form. As the completion date approaches, more details about project submission will be provided. For further information please visit the FAQ page, which can also be found on your dashboard.