FAQ sur l’Échange Ontario

Échange Ontario (ÉO) est ouvert aux universités, aux collèges publics, aux Établissements autochtones, aux entreprises, aux organisations à but non lucratif, aux collèges carrières privés, entre autres. Si votre projet nécessite des services d’apprentissage virtuel, Échange Ontario est l’endroit idéal pour trouver un spécialiste qui vous aidera à le réaliser. ÉO sert de « jumelage du marché » en mettant en relation les fournisseurs et les chefs de projet ayant besoin de ressources de soutien déterminées lors d’une demande de projet.

Le chef de projet est le gestionnaire de projet désigné pour le projet d’Échange Ontario approuvé. Il cherche à obtenir le soutien des fournisseurs de services d’Échange Ontario au nom de son organisation.

Les chefs de projet doivent :

• Déterminer la portée et l’échéancier du projet et gérer les livrables.
• Envoyer les liens et communiquer avec les fournisseurs de services potentiels.
• Sélectionner les fournisseurs de services finaux.
• Gérer la relation avec le fournisseur de services, notamment :
  • Négocier des contrats ou des accords.
  • Obtenir les approbations et informer les signataires autorisés appropriés des obligations contractuelles et des paiements aux fournisseurs de services.
  • Communiquer avec les fournisseurs de services.
• Soumettre des rapports d’état d’avancement et des sondages de départ.
• Soumettre des ressources éducatives libres (REL) à la Bibliothèque libre à la fin du projet.
• Veiller à ce que les frais d’abonnement et les frais d’administration du projet soient payés à eCampusOntario.

Un fournisseur de services est l’expert en apprentissage virtuel qui offre son soutien au chef de projet et à son organisation. Les fournisseurs de services sur Échange Ontario ont un numéro d’entreprise valide en Ontario et ont réussi le processus de RFSQ d’eCampusOntario. Ils ont été évalués sur la base de leurs portefeuilles professionnels et de leur offre de services. Il incombe aux chefs de projet de déterminer si le fournisseur de services qu’ils ont choisi convient à leur projet.

eCampusOntario est un organisme sans but lucratif financé par la province qui dirige un consortium de collèges, d’universités et Établissements autochtones financés par le gouvernement provincial afin de développer et mettre à l’essai des outils d’apprentissage en ligne pour faire progresser l’utilisation des technologies de l’éducation et des environnements d’apprentissage numériques. Ces établissements d’enseignement financés par les fonds publics sont souvent appelés « établissements membres ». Pour plus d’information, veuillez visiter la page « À propos » d’eCampusOntario.

Veuillez consulter la page de tarification d’ÉO pour un aperçu des frais d’abonnement et des frais d’administration.

Allez à exchange.ecampusontario.ca et cliquez sur « S’inscrire ».

Si vous lancez un projet au nom de votre organisation, remplissez les champs avec vos coordonnées, puis sélectionnez au moins un rôle : fournisseur de services ou chef de projet. Une fois que vous vous êtes inscrit et que vous avez payé les frais d’abonnement associés à votre compte, vous pouvez commencer à créer ou à accepter des projets!

Si vous êtes un fournisseur de services, vous devez devenir un fournisseur de services admis. Pour ce faire, vous pouvez passer par le processus de demande de qualifications des fournisseurs (RFSQ). eCampusOntario publiera périodiquement une RFSQ pour ÉO. Il s’agit d’inviter les fournisseurs de services potentiels, y compris les entreprises, les travailleurs indépendants expérimentés et les fournisseurs de services universitaires, à soumettre leur demande à un contrat de service d’Échange Ontario avec eCampusOntario. Inscrivez-vous à notre liste de diffusion pour être informé de la publication de la RFSQ. La RFSQ sera annoncée par Échange Ontario sur notre site Web.

Chez eCampusOntario, nous appelons « éducateurs » les personnes qui dispensent l’éducation ou l’enseignement, en particulier au sein des établissements d’enseignement postsecondaire. Sur Échange Ontario, nous utilisons également le mot « éducateur » pour désigner toute personne qui dirige un projet d’apprentissage virtuel. Ce terme peut être utilisé de manière interchangeable avec « chef de projet ».

Veuillez prévenir Échange Ontario en écrivant à eCampusOntario exchange@ecampusontario.ca en précisant l’identifiant de votre projet et les détails de l’annulation. Nous vous communiquerons ensuite les prochaines étapes en fonction des informations fournies.

La production de rapports d’état d’avancement permet à Échange Ontario de faire un suivi sur votre projet et de s’assurer qu’il n’y a pas de problème. Nous vous demanderons des renseignements sur l’état d’avancement des livrables inclus dans votre demande de projet.

Veuillez utiliser l’une des catégories suivantes lorsque vous fournirez vos états d’avancement.

• Sur la bonne voie — Cette catégorie décrit les livrables clés dont la plupart des éléments sont prêts en temps voulu, sans risque majeur à l’horizon.
• Retardé — Cette catégorie décrit les livrables clés qui subissent des retards ou qui comprennent des éléments à risque de créer des retards. Veuillez préciser dans la section « Commentaires ».
• Achevé — Cette catégorie décrit les livrables clés qui ont été achevés au cours de cette période de production de rapports.
• Non commencé — Cette catégorie décrit les livrables clés qui n’ont pas encore été lancés.

Une fois votre demande de projet soumise, l’équipe d’ÉO prendra le temps de l’examiner. Nous veillerons à ce que toutes les questions obligatoires reçoivent une réponse complète et à ce que la demande ait une portée bien définie avec la possibilité de trouver un jumelage sur la plateforme d’ÉO.

Si vous ne suscitez pas assez de mobilisation en tant que fournisseur de services, nous vous recommandons de mettre d’abord à jour votre profil. Assurez-vous d’avoir autant d’exemples de votre travail que possible et maintenez toutes vos compétences à jour, car cela aidera les utilisateurs à voir toute l’étendue de votre travail.

Frais d’abonnement: Nos frais d’abonnement ne sont pas remboursables. Si vous souhaitez annuler votre abonnement après la fin de la période d’abonnement, vous devez contacter exchange@ecampusontario.ca avant la fin de la période d’abonnement (6 mois pour l’abonnement mensuel ou 1 an pour l’abonnement annuel).

Frais d’administration: Tout comme les frais d’abonnement, les frais d’administration ne sont pas remboursables. Toutefois, si vous ne parvenez pas à vous jumeler pour votre projet après 6 mois de soumission par l’intermédiaire d’ÉO (c.-à-d., envoi de demandes de liens et communication avec les fournisseurs de services), nous pouvons vous rembourser les frais d’administration sur demande.

Pour demander un remboursement: Pour lancer la procédure de remboursement, veuillez envoyer un courriel à exchange@ecampusontario.ca. Assurez-vous qu’il comprenne votre nom complet, votre identifiant de projet, la raison du remboursement et le numéro de la facture originale. Par la suite, nous vous répondrons par courriel pour vous donner plus de détails.

Notre mode de paiement préféré pour tous les frais est le transfert électronique de fonds (TEF). Si vous souhaitez utiliser un autre mode de paiement, veuillez contacter exchange@ecampusontario.ca pour plus d’informations.

Si vous avez des difficultés à vous jumeler sur Échange Ontario, veuillez contacter exchange@ecampusontario.ca et nous ferons de notre mieux pour essayer de trouver un fournisseur de services qui correspond à votre projet.

Si vous souhaitez annuler votre abonnement à Échange Ontario, vous devez nous en informer par courriel à exchange@ecampusontario.ca avant l’expiration de votre abonnement.

Le type de projet de soutien aux fournisseurs de services (SFS) s’adresse aux candidats qui seront chefs de projet, qui disposent de leur propre financement et qui aimeraient être jumelés à un fournisseur de services d’apprentissage virtuel.

Le type de projet de soutien aux fournisseurs de services et à la gestion de projet (SFSGP) s’adresse aux organisations qui ont leur propre financement et qui souhaitent collaborer avec eCampusOntario pour produire un projet d’apprentissage virtuel. eCampusOntario vous aidera à définir la portée de votre projet et à recruter un établissement membre pour faciliter la création de votre ressource d’apprentissage virtuel en agissant à titre de chef de projet.

Exemple pour le SFS : vous créez un cours en ligne à partir d’un manuel scolaire et avez besoin de compétences en matière de développement multimédia et d’édition de contenu pour vous aider à terminer vos modules finaux. Ce volet vous mettra en contact avec un fournisseur de services qui peut vous aider à cet égard.

Exemple pour le SFSGP : vous êtes une organisation non universitaire et vous souhaitez créer une ressource d’apprentissage virtuel. Ce volet vous fournira le soutien en gestion de projet pour trouver le fournisseur de services qui vous aidera à créer votre ressource et l’établissement membre d’eCampusOntario qui dirigera le projet.

Pour les projets de soutien aux fournisseurs de services : la prochaine étape consistera à remplir un formulaire de modification de l’ACF (qui peut être soumis avec votre rapport d’état d’avancement sur le portail d’ÉO). S’il se situe en dehors de la fenêtre de production de rapports d’état d’avancement, veuillez contacter exchange@ecampusontario.ca en indiquant l’identifiant et les détails de votre projet. Le formulaire de modification de l’ACF se trouve sur la page Documents d’ÉO.

Pour les projets de soutien aux fournisseurs de services et à la gestion de projet : la prochaine étape consistera à remplir un formulaire de modification de l’ACF (qui peut être soumis avec votre rapport d’état d’avancement sur le portail d’ÉO ou par courriel à exchange@ecampusontario.ca). Le formulaire de modification de l’ACF se trouve sur la page Documents d’ÉO.